Основные правила планирования времени – это важно, но не сложно

Если мы составляем длинный список дел на завтра, то это еще не значит, что мы планируем свое время. И знаете почему?

Скажите, если намечать на день слишком много дел, всегда ли мы в состоянии все выполнить? Конечно, нет, ведь этот список далеко не всегда можно назвать планом на следующий день. Это, скорее всего, просто список наших пожеланий.

Так как же составлять списки и планировать каждый день так, чтобы многое успевать?

С годами накапливается опыт, и сейчас я хочу поделиться с вами тем, чем руководствуюсь на сегодняшний день. Я покажу вам свои правила планирования времени. В них нет никаких секретов, все очень просто.

1-ое правило – строим структуру нашей основной деятельности

Умелое планирование помогает эффективно использовать отведенные нам 24 часа в сутки, четко определить, чему именно уделить внимание в большей или меньшей степени, направить свою деятельность на достижение поставленных целей.

Поэтому перед нами обязательно должна стоять долгосрочная цель – где и какими мы хотим видеть себя через конкретное количество лет, т.е. именно то, чего мы хотим больше всего на свете.

Это должно быть собственноручно записано нами на бумаге. Не вдаваясь в подробности, объясню, почему так нужно сделать. Учеными доказано, что между тем, что мы пишем, и нашим подсознанием существует тесная связь. Записывая цель, мы как бы даем подсознанию приказ к действию, и оно

Когда известна цель, нетрудно определить сроки. И теперь, исходя из долгосрочной цели, мы строим структуру нашей основной деятельности: ключевые задачи на каждый год, на каждый месяц, на каждую неделю, на каждый день. Т.е. большой путь разбиваем на много мелких шагов (еще об этом говорят так:«Ешьте слона по частям!»).

А как же иначе? Наскоком ничего значимого достичь невозможно!

Мы всегда должны четко представлять себе, что будем делать каждый день в предстоящую неделю, и вступать в нее с готовым планом, составленным в воскресенье.

С помощью такого плана мы не собъемся с главного пути, даже если будем включать в него параллельные, менее важные задачи.

Итак, план на каждую неделю с разбивкой по дням должен быть обязательно!

2-ое правило – выделяем приоритеты

Составив план, мы должны выделить приоритетные задачи и именно им в первую очередь уделить внимание.

Самое сложное и объемное лучше всего запланировать на первую половину дня. После завершения таких дел все остальные будут казаться легко осуществимыми. Учитывайте также свои физиологические возможности: в какое время вы наиболее работоспособны.

Помните: выполняя главное, мы приближаемся к цели, а сосредотачиваясь на мелочах, мы грязнем в рутине.

3-е правило – список дел должен быть реально выполним

В списке дел обязательно следует выделять конкретное количество времени для каждого пункта и в нем никогда не должно быть больше того, что мы можем физически осилить.

Когда изо дня в день мы видим невыполненные пункты, то испытываем чувство неудовлетворения собой. Нам это надо?

Насчет неотложных дел у меня такая позиция: сделать их молниеносно быстро, не откладывая на потом, или поручить кому-то другому и потом проконтролировать.

Правила планирования времени можно дополнить советом:

если у вас вдруг накопились «хвосты», немедленно устройте себе день или несколько дней для всего незавершенного. Сделайте это обязательно! Вы почувствуете огромное облегчение и тогда без лишних помех приступайте к новым делам.

Составляя списки, реально оцениваем свои возможности и при этом не даем себе поблажки. Если что-то можно выполнить за 20 минут (например, деловую встречу), то так и планируем, не растягивая на час.

Очень полезно фиксировать время – следить за тем, на что мы его используем. В конечном итоге это помогает исключить его трату на непродуктивные действия. Если хотя бы в течение недели скурпулезно записывать, сколько и на что тратится времени, то можно сделать для себя четкие выводы: на чем следует сэкономить. А это добавляет нам освободившиеся один-два, а может, и три часа в сутки.

Итак, ежедневный список дел должен быть реально выполним и благоразумно отражать конкретное время для каждого пункта.

4-ое правило – концентрация на выполнении одного пункта

Мы не должны пытаться сделать сразу несколько дел. От этого внимание рассеивается и наша продуктивность падает. К тому же в конце дня можно с удивлением обнаружить, что время прошло в суете, а в результате осталось несколько начатых, но незаконченных дел.

Продумайте очередность выполнения намеченных дел и следуйте этому.

Сосредотачиваемся на одном пункте, ни на что другое не отвлекаемся и выполняем его наилучшим образом. Когда мы концентрируемся, повышается увлеченность и эффективность работы – в этом я убеждаюсь постоянно.

Выполнив намеченный пункт до конца, можно переходить к следующему.

5-ое правило – используем периоды, когда время тратится вхолостую

Планируя день, стоит помнить о тех моментах, когда нам приходится вхолостую тратить свое время. Например, в дороге или в ожидании чего-то.

Согласитесь, эти периоды можно использовать с пользой: почитать, послушать аудиозапись, позвонить кому-то и т.п. Не обходите вниманием такую возможность.

Это же касается и обеденного перерыва (или кратковременного отдыха в течение дня — в среднем производительность начинает падать после 50–60 минут непрерывной работы). Ни в коем случае не стоит от этого отказываться, но зато данное время мы в состоянии заставить работать на нас.

К примеру, в короткую 10-минутную паузу для отдыха после интенсивных 40 минут неплохо прогуляться по свежему воздуху, обдумывая назревшую проблему, и наш мозг может подкинуть нам какое-то неординарное решение.

В это время можно также переключиться на что-то совершенно другое и выполнить второстепенные задачи.

Или почему бы не пообедать с человеком, которому мы намерены сделать деловое предложение? Если время обеда совместить с деловыми встречами, то это будет не менее пяти часов в неделю. Немалый резерв!

Хочу к этому добавить, что вхолостую мы тратим время на пустые разговоры, на чужие проблемы, когда по доброте души своей делаем за человека то, с чем он смог бы прекрасно справиться сам. В таких случаях редко можно извлечь пользу для себя, поэтому надо избегать ничего не дающего нам общения и научиться отказывать тем, кто «вешает на нас обезьянок».

6-ое правило – правильное начало дня

День во многом зависит от того, как он начат. Лучше всего начинать его с позитивных установок и с физических упражнений, которые подходят нам лучше всего (йога, гимнастика, пробежка, плавание и т.д.). Это обязательный пункт нашего ежедневного плана.

Если рано вставать и с утра заряжаться бодростью, то весь день проходит наиболее продуктивно.

7-ое правило – фокус на самосовершенствование и автоматизацию бизнеса

Наши планы обязательно должны включать в себя мероприятия по самосовершенствованию. Если мы не повышаем профессиональную квалификацию, то вскоре станем свидетелями того, что отстаем от жизни.

Наш информационный век преподносит массу новых идей, в том числе по автоматизации бизнес-процессов. Применяя в своей работе интернет-технологии, мы получаем возможность дистанционного самообразования, а также сокращаем расстояния между партнерами до вытянутой руки, избавляемся от рутинной работы и освобождаем время для важных дел.

8-ое правило – гармоничное сочетание работы и отдыха

Мы не получим от жизни удовлетворения, если будем только работать. Нам нужен отдых, полноценный сон, общение с семьей, с друзьями, время для поддержания здоровья, для наших увлечений, для личностного роста, для общения с природой. Работа не должна заменять нам все это.

Разумеется, наши ежедневные планы направлены на то, чтобы каждый рабочий день сделать максимально эффективным. Но это касается рабочего дня. Все остальное время – наше сугубо личное, и оно должно приносить нам радость. Его тоже следует планировать с учетом пожеланий наших близких.

Цель нашего бизнеса – это не только стремление получить доход (или извлечь прибыль). Прежде всего это новый образ жизни, и идеальный вариант – когда он нравится не только нам, но и нашей семье.

Некоторые отказываются от обеденного перерыва или увеличивают свой рабочий день, надеясь больше сделать. Однако научные исследования свидетельствуют об обратном:

продуктивность не имеет прямо пропорциональной зависимости от количества рабочих часов;
пренебрежение перерывами для отдыха или увеличение количества рабочих часов снижают эффективность труда, накапливают чувство усталости и снижают творческий потенциал.

Так что не самая лучшая идея все свое время отдавать бизнесу. Пусть наши друзья и коллеги знают, когда мы работаем, а когда отдыхаем. Давайте не смешивать работу с отдыхом и не позволять другим нарушать наши планы (ну разве только в исключительных случаях).

Однажды я прочитала, что многие успешные люди перед уходом из жизни жалели о том, что мало времени проводили со своими близкими. Это меня очень тронуло и заставило переосмыслить кое-что в своей жизни. Помните и вы об этом.

9-ое правило – соблюдение дисциплины и порядка!

В заключение я хочу подчеркнуть: планирование не имеет никакого смысла, если нет дисциплины. Заставляя себя ежедневно выполнять каждый намеченный пункт, мы все более укрепляем в себе очень важное качество — ответственность за свою жизнь.

И потом, что не менее важно, вокруг нас должен царить порядок во всем. Если стол завален бумагами, если вещи лежат где попало, то бардак в любом случае раздражает, снижает нашу концентрацию, хотим мы этого или нет.

Прежде в нашем городе висел огромный плакат: «Все начинается с порядка!». Сейчас его сняли, а жаль. Очень верные слова, и их можно применить к любой сфере нашей жизни. Разве вы не согласны?

Я не считаю свои правила планирования времени единственно верными, хотя скажу, что их соблюдение заставляет других удивляться, как много я успеваю сделать за день.

У кого-то иная эффективная система планирования. Но я знаю, что у каждого из нас 24 часа (а это 1440 минут) в сутки, и от того, как мы распоряжаемся ими, зависит наше будущее.

Время – это самый ценный ресурс в жизни, который уходит безвозвратно. Никто еще не научился им управлять, но научиться разумно его использовать может каждый.

Это, пожалуй, все, о чем я хотела написать сегодня.

Если вам есть что сказать в ответ, оставьте ниже свой комментарий. Я обязательно вам отвечу.

ПЕРЕЙТИ НА ГЛАВНУЮ